RRUP CRM Serwisy

CRM dla branży serwisowej

RRUP CRM Serwisy – jest to obecnie najbardziej rozbudowany CRM dla serwisu maszyn i urządzeń dostępny na Polskim rynku. Nasza aplikacja dla firm z branży serwisów wspomaga Twoją pracę od założenia klienta, przez ofertowanie, generowanie umów, zarządzanie realizacją. serwisem maszyn i urządzeń.

Pełna automatyzacja i zarządzanie procesami sprzedażowymi

Zarządzanie pracownikami i firmą w 1 miejscu

Zwiększenie sprzedaży i oszczędność czasu

Kilkakrotnie więcej generowanych ofert przez Twoich pracowników

Dlaczego warto?

Poznaj funkcjonalności systemu RRUP CRM Serwisy

Panel główny

Pełna personalizacja – dostosuj układ i zawartość panelu do swoich indywidualnych potrzeb oraz priorytetów biznesowych.
Błyskawiczna analityka – monitoruj status nowych klientów, ofert i umów w czasie rzeczywistym, korzystając z zaawansowanych narzędzi filtrowania.
Harmonogram realizacji – trzymaj rękę na pulsie dzięki przejrzystemu podglądowi nadchodzących montaży i kluczowych etapów wdrożeń.
Monitoring finansów – śledź aktualne zarobki oraz prognozowane wypłaty, aby precyzyjniej planować budżet.
Inteligentna wyszukiwarka – błyskawicznie odnajduj klientów, użytkowników oraz konkretne umowy dzięki wbudowanemu, intuicyjnemu systemowi wyszukiwania.
Zarządzanie uprawnieniami – precyzyjnie konfiguruj widoczność osób kontaktowych, dbając o bezpieczeństwo danych i porządek w strukturze zespołu.
Dynamiczny widżet zadań – efektywnie zarządzaj czasem dzięki zestawieniu zadań bieżących, zaległych oraz planowanych na najbliższe 7 dni.

Spotkania

Inteligentne planowanie: Układanie harmonogramu z automatycznym uwzględnieniem dostępnych terminów.
Rozbudowany kalendarz: Przejrzysty widok wszystkich zaplanowanych aktywności zespołu.
Wizualizacja na mapie: Czytelna mapa z oznaczonymi lokalizacjami spotkań oraz intuicyjną legendą.
Logistyka i trasy: Automatyczne wyliczanie odległości między kolejnymi punktami dnia, co pozwala optymalizować koszty dojazdów.
Zaawansowany system filtracji: Błyskawiczne wyszukiwanie spotkań według:
- Pracownika (z uwzględnieniem pełnej struktury podległości),
- Klienta oraz ID spotkania,
- Statusu, konkretnej daty (rok, miesiąc, dzień) oraz godziny,
- Spotkań bez przypisanych handlowców (co pozwala na szybką reakcję i przydzielenie opiekuna).
Zarządzanie strukturą: Pełny wgląd w spotkania podległych zespołów oraz identyfikacja niezagospodarowanych szans sprzedażowych.
Analityka i dane: Generowanie statystyk z opcją eksportu do pliku CSV oraz dostęp do pełnej historii zmian.
Import i archiwum: Możliwość masowego importu spotkań z pliku oraz stały dostęp do listy spotkań wycofanych.

Zadania

Wszechstronne powiązania: Pełna integracja zadań z kluczowymi elementami systemu – możliwość bezpośredniego przypisania zadania do klienta, konkretnej umowy lub zgłoszenia serwisowego.
Działania masowe: Oszczędność czasu dzięki funkcji zbiorczej edycji. Możesz masowo zmieniać statusy, aktualizować powiązania, zamykać lub usuwać wiele zadań jednocześnie za pomocą kilku kliknięć.
Personalizacja filtrów: Zaawansowany system wyszukiwania (według typu, statusu, priorytetu czy dat) z unikalną możliwością zapisywania własnych filtrów.
Automatyzacja i cykliczność: Tworzenie zadań automatycznych oraz definiowanie harmonogramów dla zadań powtarzalnych wraz z gotowymi szablonami treści.
Elastyczność widoków: Praca w dwóch trybach – przejrzystej listy lub interaktywnego kalendarza, w zależności od preferencji użytkownika.
Zadania specjalne i grupowe: Podział na zadania prywatne oraz zespołowe, ułatwiający współpracę wewnątrz struktury firmy.
Finanse i rozliczenia: Funkcja automatycznego wyliczania wypłat na podstawie zrealizowanych wątków i wykonanych zadań.
Pełna dokumentacja i kontrola: Możliwość wgrywania plików bezpośrednio do zadań oraz wgląd w szczegółową historię wyświetleń i edycji każdej aktywności.
System powiadomień: Natychmiastowe alerty systemowe oraz mailowe, dzięki którym żadna istotna zmiana ani termin nie zostaną przeoczone.

Klienci

Wszechstronność widoków: Pracuj tak, jak lubisz – korzystaj z przejrzystej listy lub dynamicznego lejka sprzedażowego typu Kanban, który wizualizuje postępy na każdym etapie drogi do podpisania umowy.
Automatyczna weryfikacja danych: Błyskawiczne pobieranie danych firmowych z bazy GUS po numerze NIP, co eliminuje błędy w dokumentacji i oszczędza Twój czas.
Inteligentna automatyzacja (Auto-Pilot): Skonfiguruj automatyczne akcje dla wybranych statusów – system sam wyśle podziękowanie za spotkanie (SMS/E-mail) lub przypomni handlowcowi o konieczności kontaktu.
Precyzyjne filtrowanie i segmentacja: Twórz własne filtry i wyszukuj klientów według zdefiniowanych cech, priorytetów lub lokalizacji, co pozwala na idealne dopasowanie oferty.
Profil klienta 360°: Zarządzaj wieloma adresami inwestycji w ramach jednego profilu, przechowuj dokumentację techniczną (zdjęcia dachu, rachunki) dzięki opcji wgrywania plików i definiuj niestandardowe cechy (np. rodzaj pokrycia dachu).
Komunikacja masowa: Buduj relacje na dużą skalę dzięki funkcji masowej wysyłki wiadomości SMS oraz e-mail, idealnej do informowania o nowych programach dofinansowań czy promocjach.
Efektywne zarządzanie zespołem: Precyzyjne przypisywanie klientów do konkretnych doradców energetycznych, co zapewnia jasną strukturę odpowiedzialności w Twojej firmie.
Elastyczna struktura statusów: Samodzielnie definiuj etapy procesu (np. "Audyt umówiony", "Wniosek o dotację"), dostosowując system do unikalnego stylu pracy Twojego zespołu.

Ofertowanie / kalkulator

Elastyczna konfiguracja usług i części: Wszechstronny kreator pozwalający na dowolne definiowanie typów urządzeń, rodzajów usterek oraz komponentów. Możesz dodawać własne pola i parametry techniczne, dopasowane do specyfiki serwisowanego sprzętu.
Inteligentne pakiety serwisowe: Możliwość tworzenia gotowych zestawów naprawczych (robocizna + niezbędne części zamienne), co pozwala na błyskawiczne generowanie wycen dla powtarzalnych zgłoszeń i przeglądów.
Automatyczne zestawienie materiałów eksploatacyjnych: System samodzielnie wylicza zapotrzebowanie na materiały pomocnicze, smary, uszczelnienia czy drobne elementy montażowe na podstawie wybranego zakresu prac.
Pełna kontrola nad marżą i stawkami: Precyzyjne definiowanie narzutów na części zamienne oraz zróżnicowanych stawek za roboczogodzinę (np. serwis standardowy, ekspresowy, wyjazdowy), z uwzględnieniem poziomów uprawnień handlowców.
Profesjonalna dokumentacja techniczna: Możliwość implementacji własnego projektu graficznego, dzięki czemu oferta zawiera nie tylko ceny, ale też szczegółowe opisy procedur naprawczych i specyfikację wizualną montowanych podzespołów.
Zarządzanie bazą podzespołów i magazynem: Błyskawiczny import i eksport cenników części od wielu dostawców oraz aktualizacja stanów magazynowych za pośrednictwem plików CSV lub Excel.
Logika zależności i części zamiennych: Zaawansowane reguły systemowe – np. automatyczne dodanie zestawu uszczelek do oferty, jeśli technik wybierze procedurę demontażu danego modułu urządzenia.
Plany konserwacji i gwarancje: Możliwość uwzględnienia w wycenie różnych wariantów opieki pogwarancyjnej, kontraktów serwisowych typu SLA oraz harmonogramów cyklicznych przeglądów okresowych.

Audyt

Pełna personalizacja struktur: Administrator ma możliwość dowolnej konfiguracji formularzy audytowych, dopasowując pytania i pola do specyfiki oferowanych technologii.
Profesjonalne raporty PDF: Generowanie gotowych dokumentów z audytu za pomocą jednego kliknięcia. Istnieje możliwość wdrożenia Twojego autorskiego projektu graficznego, aby raport zachwycał klientkę estetyką.
Inteligentna logika formularzy: System automatycznie ukrywa lub wyświetla odpowiednie pola w zależności od wybranego wariantu (np. inne parametry dla dachu płaskiego, a inne dla skośnego), co eliminuje błędy i skraca czas pracy w terenie.
Zarządzanie typami dokumentacji: Możliwość tworzenia i przypisywania oddzielnych typów plików dla każdego rodzaju audytu, co zapewnia idealny porządek w dokumentacji technicznej.
Standaryzacja pracy: Opcja wgrania domyślnych szablonów audytu gwarantuje, że każdy pracownik zbierze komplet niezbędnych informacji zgodnie z najwyższymi standardami Twojej firmy.
Dokumentacja zdjęciowa: Intuicyjny proces gromadzenia i powiązywania danych z terenu, który ułatwia późniejszą pracę projektantkom i ekipom montażowym.

Oferty

Wariantowanie napraw w jednym PDF: Możliwość przedstawienia klientowi kilku opcji (np. naprawa na częściach oryginalnych vs. zamiennikach lub naprawa vs. wymiana na nowe urządzenie) w jednym, spójnym dokumencie.
Kompleksowe wsparcie (Cross-selling): Inteligentne łączenie ofert na naprawę z propozycją zakupu materiałów eksploatacyjnych, akcesoriów lub stałego abonamentu serwisowego w ramach jednego pliku PDF.
Intuicyjne zarządzanie statusem zgłoszeń: Przejrzysta lista wszystkich złożonych wycen z funkcją błyskawicznego filtrowania według statusu: Oczekująca, Zaakceptowana (do realizacji), Odrzucona czy Do wyjaśnienia.
Centralna baza certyfikatów i atestów: Łatwe dołączanie kart charakterystyki, deklaracji zgodności części oraz certyfikatów kalibracji bezpośrednio do oferty – pliki są automatycznie powiązane z wycenianymi pozycjami.
Dokumentacja zdjęciowa usterki: Możliwość wzbogacenia oferty o zdjęcia uszkodzonych elementów wykonane podczas diagnozy, co buduje zaufanie klienta i stanowi bezdyskusyjny argument za wykonaniem naprawy.
Błyskawiczna wysyłka i komunikacja: Bezpośrednie przesyłanie ofert wraz z załącznikami z panelu RRUP. Oszczędzasz czas, a system informuje Cię, czy klient zapoznał się już z przygotowaną wyceną.
Historia serwisowa urządzenia: Każda oferta jest przypisana do profilu klienta i konkretnego numeru seryjnego maszyny, tworząc pełną historię napraw, wymian i negocjacji cenowych.
Elastyczna edycja po diagnozie: Możliwość szybkiej modyfikacji oferty, jeśli po demontażu urządzenia okaże się, że zakres prac musi zostać rozszerzony, wraz z zachowaniem pełnej historii zmian (logi systemowe).
Wizerunek profesjonalnego serwisu: Dzięki spersonalizowanym szablonom Twoje oferty wyglądają jak oficjalne dokumenty techniczne, co buduje autorytet Twojej firmy jako rzetelnego partnera serwisowego.

Umowy

Cyfrowy podpis i mobilność: Zapewnij klientowi podpisanie umowy w dowolnym miejscu i czasie. System obsługuje podpisy zdalne oraz stacjonarne na urządzeniach mobilnych, przy użyciu rysika lub kursora myszy.
Prestiżowy wizerunek: Każda umowa generowana jest jako spójny graficznie plik PDF z unikalną szatą graficzną Twojej marki, co buduje zaufanie i profesjonalny odbiór firmy.
Inteligentna numeracja i porządek: Automatyczne nadawanie numerów dokumentom według Twojego autorskiego schematu, co eliminuje błędy i ułatwia archiwizację.
Elastyczna konfiguracja: Twórz własne typy umów i definiuj specyficzne uwarunkowania prawne lub handlowe dopasowane do konkretnych usług.
Analityka rentowności i prowizji: System w czasie rzeczywistym wylicza rentowność każdego kontraktu oraz automatycznie oblicza prowizje należne pracownikom, zapewniając pełną przejrzystość finansową.
Zaawansowane zarządzanie bazą: Przejrzysta lista umów z opcją sortowania i tworzenia własnych szablonów filtrów, które pozwalają błyskawicznie odnaleźć kluczowe dokumenty.
Hybrydowe archiwum: Możliwość wgrywania skanów umów podpisywanych tradycyjnie (papierowo), dzięki czemu cała dokumentacja firmy znajduje się w jednym, bezpiecznym miejscu.
Dynamiczne statusy i kategorie: Pełna kontrola nad etapem realizacji dzięki definiowalnym statusom oraz opcji wgrywania dodatkowych plików (np. załączników technicznych) bezpośrednio do szczegółów umowy.
Raportowanie i eksport: Możliwość szybkiego eksportu zestawienia danych do pliku XLSX, co ułatwia analizę wyników sprzedaży i współpracę z księgowością.

Montaże

Zarządzanie ekipami i dostępem: Twórz profile zespołów monterskich, nadając im unikalną kolorystykę w kalendarzu oraz precyzyjne uprawnienia do danych technicznych.
Zaawansowany harmonogram: Planuj realizacje w rozbudowanym kalendarzu z funkcją filtracji. Możesz przypisać wiele terminów do jednego zlecenia, tworząc szczegółowy etapowy harmonogram prac.
Logistyczna mapa montaży: Wizualizuj lokalizacje instalacji na interaktywnej mapie. To doskonałe narzędzie dla handlowca, które podczas rozmowy z klientem służy jako realne portfolio lokalnych realizacji.
Multidyscyplinarne zespoły: Możliwość przypisania kilku ekip do jednego montażu, co ułatwia koordynację dużych i skomplikowanych projektów.
Cyfrowy obieg dokumentacji: Przechowuj protokoły odbioru, zdjęcia z realizacji i dodatkowe pliki bezpośrednio w profilu montażu. Monterzy mają stały podgląd do wyników audytu, co eliminuje błędy wykonawcze.
Raportowanie z terenu: System pozwala ekipom na bieżąco raportować postępy prac i przesyłać statusy realizacji prosto z miejsca inwestycji.
Elastyczność procesowa: Możesz dodać montaż nawet bez zarejestrowanej umowy, co pozwala na szybszą reakcję w sytuacjach niestandardowych.
Kontrola nad kolejką zleceń: Dedykowana sekcja umów oczekujących na montaż ułatwia zarządzanie obłożeniem zespołów i zapobiega opóźnieniom w realizacji kontraktów.

Work-Flow

Zarządzanie cyklem życia umowy: Zyskaj pełną kontrolę nad przebiegiem realizacji każdego typu kontraktu. Samodzielnie definiuj etapy i kroki, przez które musi przejść zlecenie, aby proces był zawsze uporządkowany i przewidywalny.
Inteligentne zdarzenia automatyczne: Skonfiguruj system tak, by pracował za Ciebie. Na poszczególnych etapach realizacji system może automatycznie generować zadania dla zespołu, wysyłać powiadomienia oraz przesyłać klientowi wiadomości SMS z aktualnym statusem prac.
Precyzyjna delegacja odpowiedzialności: Wyznacz konkretne osoby lub całe działy odpowiedzialne za dany status. Dzięki temu każdy pracownik dokładnie wie, kiedy projekt trafia pod jego opiekę, co eliminuje przestoje i poprawia komunikację wewnętrzną.
Automatyczne rozliczenia prowizyjne: Wyeliminuj ręczne liczenie premii. System samodzielnie naliczy prowizję dla działu sprzedaży w momencie osiągnięcia przez umowę zdefiniowanego statusu, co zapewnia pełną przejrzystość i motywuje zespół do domykania etapów.
Optymalizacja czasu pracy: Dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań i powiadomień, Twój zespół unika błędów wynikających z przeoczeń, a proces realizacji przebiega sprawniej i szybciej.

Użytkownicy i Role

Hierarchiczna struktura organizacji: Twórz czytelne podległości między pracownikami i działami. System pozwala na odwzorowanie rzeczywistej struktury firmy, co ułatwia przepływ informacji i raportowanie.
Precyzyjne zarządzanie uprawnieniami: Definiuj autorskie typy kont i nadawaj im szczegółowe uprawnienia. Dzięki setkom dostępnych ustawień masz pewność, że każdy pracownik widzi dokładnie te dane, których potrzebuje do pracy.
Model Multi Organizacyjny: Zarządzaj kilkoma markami lub oddziałami w ramach jednego systemu. Możesz przypisać odrębne logotypy, wzory umów oraz unikalne projekty graficzne ofert i audytów dla każdej organizacji.
Inteligentna polityka cenowa i prowizyjna: Twórz zaawansowane grupy cenowe. Definiuj wielkość prowizji oraz dopuszczalne rabaty w zależności od konkretnych scenariuszy, takich jak np. źródło pozyskania klienta.
Ciągłość obsługi i transfer danych: Wygodnie zarządzaj bazą klientów i przypisanymi do nich zadaniami. W przypadku zmian kadrowych, jednym kliknięciem przeniesiesz pełną historię kontaktów i zadań na innego pracownika, zachowując płynność pracy.
Personalizacja profili: Każdy użytkownik może wzbogacić swój profil o zdjęcie oraz własny podpis, który jest automatycznie nanoszony na generowane dokumenty i umowy.
Elastyczne formy współpracy: Konfiguruj dowolne formy zatrudnienia, dostosowując system do specyfiki umów z Twoimi handlowcami, monterami czy kadrą biurową.
Narzędzia administratorskie: Funkcja logowania na konto innego użytkownika bezpośrednio z poziomu administratora pozwala na szybką pomoc techniczną lub weryfikację ustawień bez konieczności resetowania haseł.

Galeria

Inteligentne zarządzanie dokumentacją zdjęciową: Twórz uporządkowaną strukturę folderów i swobodnie wgrywaj zdjęcia zrealizowanych inwestycji. Dzięki jasnemu nazewnictwu, Twój zespół w kilka sekund odnajdzie materiały idealnie pasujące do zapytania klienta.
Wsparcie procesu ofertowania: Twoi pracownicy mogą w prosty sposób dołączać wybrane zdjęcia realizacji bezpośrednio do ofert. Pokazanie realnych efektów pracy firmy to najskuteczniejszy sposób na zbudowanie zaufania i domknięcie sprzedaży.
Precyzyjna kontrola dostępu: Nadawaj uprawnienia do konkretnych baz zdjęć wybranym grupom i użytkownikom. Ty decydujesz, kto może zarządzać archiwum, a kto ma dostęp do zasobów podczas przygotowywania dokumentacji.
Centralizacja materiałów sprzedażowych: Koniec z rozproszonymi zdjęciami na telefonach pracowników. Wszystkie kluczowe realizacje znajdują się w jednym, bezpiecznym miejscu, gotowe do zaprezentowania w profesjonalnej formie.

Pliki do pobrania

Dynamiczne zarządzanie bazą plików: Twórz własne kategorie dokumentów, swobodnie je edytuj i porządkuj. Dzięki temu masz pewność, że w systemie panuje idealny ład, a pracownicy zawsze korzystają z najnowszych wersji dokumentacji.
Inteligentne powiązanie z produktami: Przypisuj certyfikaty, atesty oraz karty katalogowe bezpośrednio do konkretnych produktów lub usług w CRM. To serce Twojej bazy wiedzy technicznej.
Automatyzacja procesu ofertowania: System samodzielnie rozpoznaje produkty zawarte w wycenie i automatycznie dołącza do oferty odpowiednie pliki techniczne. Oszczędzasz czas i eliminujesz ryzyko wysłania propozycji bez kluczowych załączników.
Precyzyjna kontrola widoczności: Zarządzaj dostępem do plików na poziomie ról lub konkretnych użytkowników. Ty decydujesz, które dokumenty są przeznaczone do użytku wewnętrznego, a które mogą być udostępniane klientom.
Bezpieczeństwo i standardy: Dzięki centralizacji dokumentacji masz pewność, że wszystkie atesty i deklaracje zgodności są pod ręką w razie kontroli lub audytu.

Statystyki i raport

Zaawansowana analityka realizacji: Szczegółowe zestawienia wykonanych montaży z rozbudowanym systemem filtrów. Monitoruj wydajność zespołów i planuj kolejne inwestycje w oparciu o twarde dane historyczne.
Rankingi sprzedaży i skuteczności: Sprawdzaj efektywność swojego zespołu dzięki statystykom skuteczności ofertowania. Dowiedz się, które propozycje najczęściej kończą się sukcesem i optymalizuj procesy domykania sprzedaży.
Pełen rejestr aktywności (Audit Log): Zachowaj pełną kontrolę nad bezpieczeństwem danych. System rejestruje każde zdarzenie w CRM, co pozwala na weryfikację pracy użytkowników i prześledzenie historii kluczowych zmian.
Raportowanie efektywności Telemarketingu: Czytelne podsumowania spotkań i rozmów, które stanowią bezcenne źródło wiedzy o jakości pozyskiwanych leadów i pracy działu wsparcia sprzedaży.
Monitorowanie efektywności zadań: Analizuj obłożenie zespołu i postępy w realizacji wyznaczonych celów. System pokazuje czas realizacji zadań oraz pomaga zidentyfikować obszary wymagające optymalizacji.
Wizualizacja trendów: Przekształcaj skomplikowane tabele w czytelne zestawienia, które ułatwiają planowanie strategii rozwoju firmy na kolejne miesiące.

Wiele możliwości konfiguracji

Błyskawiczna aktualizacja oferty: Zarządzaj cenami produktów i usług na masową skalę. Funkcja szybkiej edycji pozwala na natychmiastowe dostosowanie cenników do zmieniającej się sytuacji rynkowej.
Zintegrowana komunikacja SMS: Pełna konfiguracja bramek SMS pozwala na automatyzację kontaktu z klientem, budując wizerunek firmy nowoczesnej i dbającej o informowanie na każdym etapie współpracy.
Personalizacja wizualna (White Label): Buduj profesjonalną markę dzięki możliwości wgrania własnego logotypu oraz dostosowania kolorystyki systemu do identyfikacji wizualnej Twojego przedsiębiorstwa.
Elastyczna architektura danych: Samodzielnie definiuj statusy, cechy klientów oraz kolory etykiet. Dzięki temu system mówi tym samym językiem, co Ty i Twój zespół.
Inteligentne zarządzanie zadaniami: Twórz własne typy zadań i precyzyjnie określaj ścieżki ich realizacji. Możesz ograniczać dostępne statusy w zależności od rodzaju zadania, co gwarantuje porządek w procesach operacyjnych.
Automatyzacja i powiadomienia: Skorzystaj z setek zaawansowanych ustawień dotyczących akcji automatycznych i powiadomień systemowych. Ty decydujesz, kto, kiedy i o czym ma zostać poinformowany.
Skalowalność modułowa: Każdy moduł CRM posiada indywidualne ustawienia konfiguracyjne, co pozwala na stopniowe wdrażanie zaawansowanych funkcji wraz z rozwojem Twojej organizacji.

Zarządzanie projektami

Centrum kontroli projektów: Intuicyjne narzędzie do tworzenia, edycji i kompleksowego zarządzania cyklem życia każdego projektu. Śledź postępy od pierwszego założenia karty projektu aż po jego finalne zakończenie.
Efektywna alokacja zasobów: Precyzyjne przypisywanie pracowników do konkretnych projektów oraz delegowanie zadań, co gwarantuje jasny podział odpowiedzialności i optymalne wykorzystanie potencjału Twojego zespołu.
Wizualizacja postępów: Czytelne wskaźniki i raporty o statusie prac pozwalają na błyskawiczną ocenę, na jakim etapie znajduje się dana inwestycja. Dzięki temu zawsze trzymasz rękę na pulsie i możesz szybko reagować na ewentualne opóźnienia.
Inteligentny system rozliczeń SPT: Zautomatyzuj proces wynagradzania pracowników dzięki modelowi Settlement Per Task. Definiuj stawki za konkretne czynności, a system samodzielnie wyliczy należne wypłaty na podstawie realnie wykonanych i zatwierdzonych zadań.
Transparentność finansowa: Dokładne wyliczanie kosztów pracy wewnątrz projektu pozwala na bieżąco monitorować budżet i dbać o wysoką rentowność każdego zlecenia.
Pełna historia operacyjna: Każde zadanie i zmiana w projekcie są dokumentowane, co umożliwia późniejszą analizę efektywności i wyciąganie wniosków przy planowaniu przyszłych realizacji dla klienta.

Formularze dedykowane

Wszechstronny kreator formularzy: Twórz dopasowane do swoich potrzeb formularze kontaktowe, ankiety satysfakcji oraz arkusze rejestracyjne. Narzędzie pozwala na elastyczne zbieranie dokładnie tych informacji, których potrzebujesz od swojego klienta.
Automatyczna konwersja zgłoszeń: System automatycznie przekształca każde nowe zgłoszenie w profil klienta lub użytkownika w CRM. Eliminuje to potrzebę ręcznego przepisywania danych i drastycznie skraca czas reakcji na zapytanie.
Błyskawiczny system powiadomień: Bądź zawsze o krok przed konkurencją. O każdym nowym zgłoszeniu zostaniesz natychmiast poinformowany za pomocą powiadomień e-mail oraz komunikatów push, co pozwala na kontakt z klientem w kluczowym momencie.
Najwyższe standardy bezpieczeństwa: Twoje formularze są chronione przez system reCAPTCHA oraz zaawansowaną kontrolę domen. Zapewnia to skuteczną ochronę przed spamem i botami, dbając o wysoką jakość Twojej bazy danych.
Współdzielenie i kolaboracja: Możliwość łatwego udostępniania gotowych formularzy innym użytkownikom systemu, co ułatwia współpracę między działami marketingu i sprzedaży.
Płynna integracja z Twoją witryną: Formularze są zaprojektowane tak, aby można było je łatwo osadzić na stronie internetowej lub lądowaniu (landing page), zachowując pełną spójność z Twoją identyfikacją wizualną.

Obsługa skrzynek pocztowych

Multikonto w jednym miejscu: Pełna integracja z wieloma kontami e-mail jednocześnie. Zarządzaj skrzynkami firmowymi i osobistymi w ramach jednego, przejrzystego panelu operacyjnego.
Intuicyjna obsługa Drag & Drop: Pracuj szybciej dzięki nowoczesnemu interfejsowi. Przeglądaj foldery i porządkuj wiadomości za pomocą prostej techniki „przeciągnij i upuść”.
Kompleksowe zarządzanie wiadomościami: Wszystkie niezbędne funkcje – odpowiadanie, przekazywanie, archiwizacja i usuwanie – są dostępne pod ręką, co pozwala na błyskawiczną reakcję na zapytanie klienta.
Inteligentna organizacja pracy: Flaguj najważniejsze wątki i oznaczaj wiadomości jako nieprzeczytane, aby nigdy nie pominąć kluczowej informacji.
Szybki podgląd załączników: Przeglądaj dokumentację techniczną, zdjęcia z audytu (JPG, PNG) oraz umowy (PDF) w nowym oknie, bez konieczności pobierania ich na dysk komputera.
Zaawansowany edytor treści: Twórz profesjonalne wiadomości z wykorzystaniem bogatego edytora tekstu. Personalizuj komunikację dzięki automatycznym sygnaturom i łatwemu dodawaniu załączników bezpośrednio z zasobów CRM.
Synchronizacja w czasie rzeczywistym: Skrzynka odświeża się automatycznie co 60 sekund, dając Ci pewność, że zawsze pracujesz na najaktualniejszych danych.
Precyzyjne uprawnienia: Przypisuj konkretne konta e-mail do wybranych użytkowników, dbając o poufność korespondencji i odpowiedni podział pracy w zespole.

Synchronizacja z Facebook

Błyskawiczny import Formularzy Kontaktowych: System automatycznie pobiera dane z „formularzy błyskawicznych” (Facebook Lead Ads) w czasie rzeczywistym. Każde zgłoszenie od potencjalnego klienta trafia bezpośrednio do Twojej bazy, bez zbędnej zwłoki.
Automatyczne generowanie zdarzeń i spotkań: Po otrzymaniu zgłoszenia, system może samodzielnie utworzyć kartę spotkania lub zadanie dla handlowca. Dzięki temu proces obsługi zapytania rozpoczyna się natychmiast po kliknięciu przycisku „Wyślij” przez użytkownika.
Inteligentna obsługa kampanii społecznościowych: Wszystkie leady pozyskane z kanałów Meta są automatycznie kategoryzowane i przypisywane do odpowiednich kampanii, co pozwala na precyzyjną analitykę skuteczności Twoich wydatków reklamowych.
Eliminacja pracy manualnej: Zapomnij o ręcznym przepisywaniu danych z menedżera reklam do arkuszy Excel. Pełna automatyzacja redukuje ryzyko pomyłek w numerach telefonów czy nazwiskach, gwarantując najwyższą jakość bazy danych.
Skrócenie czasu reakcji (Speed-to-Lead): Dzięki natychmiastowym powiadomieniom o nowym leadzie z Facebooka, Twój zespół może skontaktować się z klientem w momencie, gdy jego zainteresowanie Twoją ofertą jest największe.

Kampanie

Profesjonalne planowanie i wysyłka: Kompleksowe narzędzie do zarządzania kampaniami e-mailowymi, które pozwala na sprawne przygotowanie i dystrybucję treści promocyjnych oraz informacyjnych do całej bazy odbiorców.
Bogata biblioteka szablonów: Korzystaj z gotowych wzorców wiadomości – od prostych komunikatów serwisowych po rozbudowane, estetyczne newslettery, które podkreślają prestiż Twojej marki.
Inteligentna personalizacja treści: Dzięki wykorzystaniu pól automatycznych (dynamicznych tagów), system sam wstawi imię klienta, nazwę jego firmy lub szczegóły oferty. Spraw, by każdy odbiorca czuł, że wiadomość została przygotowana specjalnie dla niego.
Precyzyjny harmonogram wysyłki: Pełna kontrola nad czasem dostarczenia wiadomości. Definiuj dni robocze, konkretne godziny oraz interwały czasowe, aby zmaksymalizować współczynnik otwarć (Open Rate).
Gwarancja jakości (Testowanie): Funkcja wysyłki testowej pozwala na sprawdzenie wyglądu i poprawności kampanii przed jej oficjalnym startem. Masz pewność, że każda grafika i link działają bez zarzutu.
Elastyczne zarządzanie bazą odbiorców: Kieruj kampanie do osób wybranych bezpośrednio z CRM, importuj listy z plików CSV lub dodawaj adresy ręcznie. System pozwala na precyzyjne targetowanie grup odbiorców.

Reklamacje

Centralny rejestr zgłoszeń: Intuicyjne narzędzie do tworzenia, edycji i monitorowania postępów każdej reklamacji. Wszystkie informacje o zgłoszonym problemie są zebrane w jednym, łatwo dostępnym miejscu.
Priorytetyzacja i inteligentna segregacja: Definiuj własne statusy, stopnie pilności oraz kategorie zgłoszeń. Pozwala to na błyskawiczne reagowanie na krytyczne usterki i optymalne planowanie pracy zespołów serwisowych.
Pełna dokumentacja techniczna: Możliwość wgrywania zdjęć, nagrań oraz protokołów bezpośrednio do danej kategorii reklamacji. Dzięki temu serwisant posiada komplet danych jeszcze przed wyjazdem do klienta.
Integracja z historią współpracy: Każda reklamacja jest powiązana z dokumentacją pierwotną – audytem, umową oraz protokołem montażu – co pozwala na błyskawiczną weryfikację uwarunkowań gwarancyjnych.
Analityka i eksport danych: Szybkie generowanie zestawień i eksport danych do arkuszy kalkulacyjnych. Analizuj najczęstsze przyczyny zgłoszeń, aby stale podnosić jakość oferowanych produktów i usług.
Transparentność procesu: Dzięki precyzyjnemu śledzeniu statusów, Twój zespół może udzielić klientowi rzetelnej informacji o etapie rozpatrywania jego zgłoszenia w dowolnym momencie.

Serwisy

Kompleksowe centrum zarządzania zgłoszeniami: Intuicyjny panel, który gromadzi wszystkie aktywne serwisy w jednym miejscu. Dzięki czytelnemu widokowi listy i zaawansowanym filtrom, Twój zespół ma błyskawiczny dostęp do kluczowych informacji o każdym zleceniu.
Błyskawiczne dodawanie i automatyzacja danych: Możliwość tworzenia nowych zgłoszeń dla stałych klientów (automatyczne pobieranie danych z bazy) oraz nowych odbiorców. System pozwala na szybkie nadanie kategorii, priorytetu oraz wybór odpowiedniego kalkulatora wyceny.
Precyzyjne zarządzanie kadrą techniczną: Dedykowana funkcja przypisywania konkretnych serwisantów i monterów do zleceń. Możesz precyzyjnie planować daty i godziny wizyt, dbając o optymalne obłożenie Twojego zespołu w terenie.
Inteligentna historia statusów i licznik SLA: Pełna kontrola nad czasem trwania serwisu. System automatycznie mierzy czas przebywania zgłoszenia na każdym etapie, co pozwala identyfikować wąskie gardła i gwarantuje dotrzymanie terminów zobowiązań serwisowych.
Pełna integracja z systemem zadań: Możliwość bezpośredniego przypisywania zadań do konkretnych serwisów. Dzięki temu cała historia aktywności – od diagnozy po finalną naprawę – jest zebrana w jednym wątku, co eliminuje chaos komunikacyjny.
Centralna baza dokumentacji i plików audytu: Bezpośredni dostęp do wyników audytów oraz możliwość wgrywania zdjęć i protokołów prosto do szczegółów serwisu. Wszystkie niezbędne pliki techniczne są zawsze pod ręką technika.
Automatyzacja procesów i akcje zależne od dat: Skonfiguruj system tak, aby wymuszał uzupełnienie kluczowych danych (np. daty realizacji) przy konkretnych statusach lub automatycznie generował powiadomienia, gdy zbliża się termin wizyty.
Zarządzanie uprawnieniami i bezpieczeństwem (Role): Precyzyjne definiowanie, którzy pracownicy mogą zmieniać statusy lub widzieć konkretne etapy serwisu. Ograniczenie widoczności statusów dla wybranych ról gwarantuje porządek w procesach operacyjnych.
Efektywne zakończenie i analityka: Funkcja „Zakończ serwis” jednym kliknięciem zatrzymuje liczniki czasu i zmienia status zgłoszenia na końcowy. Możesz łatwo eksportować pełne zestawienia do plików XLSX, co ułatwia rozliczenia i analizę wydajności działu.
Obsługa serwisów cyklicznych: Możliwość oznaczenia zleceń jako powtarzalne, co ułatwia zarządzanie przeglądami okresowymi i gwarancyjnymi, budując długofalowe relacje z Twoimi klientami.

Pozostałe funkcje i usługi

Dedykowana opieka i wsparcie techniczne: Gwarantujemy bezpłatną pomoc techniczną oraz wsparcie indywidualnych opiekunów. Nasz zespół ekspertów towarzyszy Ci na każdym etapie – od wdrożenia, po codzienne użytkowanie systemu, dbając o Twój komfort i spokój.
Bezpieczeństwo klasy Enterprise: Twoje dane są chronione przez system dwuetapowej autoryzacji (2FA). Podwójna weryfikacja podczas logowania to najwyższy standard zabezpieczeń, który skutecznie eliminuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu do bazy klientów.
Otwarta architektura API: Nasz system rośnie wraz z Twoimi potrzebami. Dzięki udostępnieniu otwartego interfejsu API, możesz swobodnie integrować CRM z dowolnym zewnętrznym oprogramowaniem, tworząc ekosystem idealnie dopasowany do Twojej specyfiki pracy.
Gotowe integracje z systemami ERP i księgowością: Posiadamy szeroką gamę gotowych konektorów do najpopularniejszych systemów księgowych i finansowych. Automatyczna wymiana danych między sprzedażą a księgowością to koniec ręcznego przepisywania faktur i szukania płatności.
Nieograniczone możliwości rozwoju: Stale wzbogacamy naszą platformę o dziesiątki mniejszych, ale kluczowych funkcji, które sprawiają, że codzienna praca staje się prostsza, szybsza i bardziej intuicyjna.

CRM dla serwisu

CRM dla serwisu usprawnia pracę firm zajmujących się obsługą posprzedażową, naprawami i przeglądami, ponieważ wszystkie zgłoszenia, terminy, zadania i dokumenty znajdują się w jednym systemie. RRUP CRM dla serwisów pozwala przyjmować zgłoszenia, planować wizyty techników, kontrolować statusy prac i tworzyć raporty wykonania jeszcze w trakcie realizacji. Co więcej, CRM serwisy automatyzuje przypomnienia o terminach, powiadomienia o statusach i generowanie dokumentów, dzięki czemu serwisanci i biuro nie muszą śledzić wszystkiego ręcznie. Ponadto system RRUP CRM Serwisy umożliwia dostęp do informacji z dowolnego miejsca także z telefonu w terenie co znacząco przyspiesza obsługę klientów. W rezultacie firma serwisowa działa szybciej, skuteczniej i z większą przejrzystością na każdym etapie obsługi serwisowej.

CRM dla firm serwisowych

CRM dla firm serwisowych zwiększa kontrolę nad zleceniami i organizacją pracy, ponieważ wszystkie dane o klientach, urządzeniach, serwisantach i wizytach znajdują się w jednym miejscu. RRUP CRM dla firmy serwisowej pozwala planować i koordynować harmonogramy wizyt, przydzielać zadania technikom, monitorować ich realizację i analizować wyniki pracy. Co więcej, system CRM dla firm serwisowych automatyzuje raporty, generowanie protokołów i wysyłkę przypomnień, co zmniejsza liczbę błędów oraz oszczędza czas biura. Ponadto serwisanci mogą pracować mobilnie, dodając dokumentację i zdjęcia bezpośrednio z realizacji, co poprawia jakość raportowania i skraca czas rozliczania zleceń. Dodatkowo RRUP CRM Serwisy wspiera analizę obciążenia zespołu, terminowości oraz skuteczności obsługi klienta. W rezultacie firma serwisowa zyskuje lepszy nadzór nad procesami, większą wydajność i szybszą realizację usług.

CRM dla branży serwisowej

CRM dla branży serwisowej usprawnia cały proces pracy od rejestracji zgłoszenia, przez planowanie i wykonanie, aż po rozliczenie i opis działań. RRUP CRM dla branży serwisów pozwala na wygodne planowanie wizyt techników, przypisywanie zadań, nadzorowanie statusów oraz tworzenie dokumentacji z każdego etapu realizacji. Co więcej, system CRM dla branży serwisowej automatyzuje powiadomienia oraz przypomnienia o terminach przeglądów, dzięki czemu firma nie musi pilnować ich w kalendarzach czy arkuszach. Ponadto wszystkie dane dotyczące urządzeń, zgłoszeń i klientów dostępne są w jednym miejscu, co ułatwia obsługę i ogranicza chaos informacyjny. Dodatkowo RRUP CRM Serwisy umożliwia analizę wskaźników operacyjnych takich jak terminowość, liczba realizacji czy obciążenie serwisantów. W rezultacie firma serwisowa działa bardziej efektywnie, sprawnie obsługuje klientów i utrzymuje wysoki poziom jakości usług.

Lepsze wyniki w pracy z RRUP

Skontaktuj się z nami i umów na BEZPŁATNĄ prezentację online aplikacji RRUP lub wypróbuj nasz CRM przez 30 DNI ZA DARMO.